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学习大讲堂:以高标准严要求提升档案管理水平

      

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为树立集团各部门档案管理工作规范,以高标准严要求提升档案管理水平,推进集团档案管理工作得到快速发展和取得明显成效,4月2日下午,由学建委组织开展了第40期学习大讲堂,特邀集团档案管理顾问赵亚茹主任讲解《如何做好档案工作》。集团各部门相关人员共20人出席本次学习活动。

赵亚茹主任有着30多年的档案管理工作经验,曾任人民日报社保密档案处副研究馆员(副高职称)。在人民日报社工作期间,由于本人工作突出,业务精通被国家档案局聘为档案工作考核评审员。

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她首先感谢联盟和集团领导以高瞻远瞩的战略眼光高度重视档案工作,并在2018年5月筹建了集团档案室。集团档案室现已有15000余件档案文件,目前在各部门的大力配合下,档案文件正在不断的搜索和整理中,并同步建立软件管理体系,实现档案工作的信息化高效管理。

今天的学习从档案管理的目的和意义、什么是档案、建立档案管理工作体制是做好档案工作的基础、档案工作的基本内容四个方面,结合实际工作中的具体案例进行了全面的讲解。

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一、档案管理的目的和意义

档案是政治、经济、科学文化成果的高度凝聚,是宝贵的历史遗产,是前人智慧与劳动成果的科学结晶,是后人的宝贵财富。档案是人类活动的真实记录,是社会发展的重要依据,因而管理档案就是对社会发展负责、对人类进步负责、对历史前进负责。管理档案是为了更好地利用档案,而利用档案则是管理档案的最终目的。如果被管理的档案失去真实性,档案的意义就不复存在了。

二、什么是档案?

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。国家档案局行业标准将档案定义为:国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案具有两大基本属性——原始记录性、价值性 。

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三、建立档案管理工作体制是做好档案工作的基础

档案管理是一项专业性、服务性、机要性工作。

专业性:档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准;

服务性:档案和档案工作来源于各项社会活动,又因各项活动的需要而存在,并在为各项社会需要服务中得到发展;

机要性:档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性,要正确处理机要性和服务性的关系。

1、档案立卷(归档)制度,即文书处理部门立卷制度,是我国法律的规定。

2、各部门应设兼职档案管理人员。按规定各部门应指定兼职档案管理人员,业务上可由公司档案管理部门进行监督指导。

3、建立相关制度。各部门应建立健全相关的规章制度并将其纳入本部门和人员岗位责任制中监督实施。  

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四、档案工作的基本内容

档案工作的基本内容包含收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计。

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的。办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

结合企业日常档案管理的需求,今天主要讲解收集、整理、鉴定、保管、检索五个方面的内容。

(一)收集

1、确定归档与不归档范围

归档范围 :是归档文件的整理范围。确定归档范围,是档案整理工作首先要解决的实际问题。

不归档范围 :不归档的上级机关的文件材料;不归档的本机关的文件材料;不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料;不归档的下级机关的文件材料。

2、鉴定归档文件的保存价值和确定不同的保管期限

鉴定原则:历史的观点、全面的观点、发展的观点、效益的观点。

鉴定标准:职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准。

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3、注意平时积累

保证文件的齐全与完整,将办理完毕的档案进行存放。

严格登记、及时收集、严格检查、随办随归、妥善管理。

(二)整理

整理原则:

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的历史联系。

2、区分不同价值。要依照《文书档案表保管期限表》的规定,区分归档范围内文件的价值,划定不同的保管期限。  

3、便于保管利用。

归档文件的整理:以件为一个整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件;报表,名册,图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件。

归档文件的整理:

(1)分类

(2)排列

(3)盖章、编号

(4)编目

(5)装盒

(6)备考表

(三)鉴定

档案的鉴定是对档案价值的评价和预测包括:

1、制定档案价值的有关标准包括单项规定和档案保管期限表;

2、具体判定档案材料的价值,确定其保管期限;

3、挑出无保存价值的保管期满的档案,按规定销毁和定期处理。

(四)保管

注意以下保管要求:库房的防虫、隔热、温湿度控制等、库房温度:14-24℃;相对湿度45%—60%。

(五)检索

检索:是对档案信息进行进行系统存储和根据需求进行查找的工作,它是开展提供利用的基本手段,是开发档案信息资源的必要条件。

 
 
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